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支払調書とは?提出範囲と記載内容を解説! – pasture

フリーランスとの取引がある企業は、支払調書を作成しなければならないケースがあります。支払調書とは、主にフリーランスなどの個人に報酬を支払った場合に、その支払金額や源泉徴収税額を税務署に報告するための書面です。どのような場合に支払調書の作成が必要なのかを正しく把握できていない担当者様も多いので、今回は支払調書の趣旨や提出範囲などについて解説していきます。

 


■支払調書とは?

支払調書(報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書)は、主にフリーランスなどの個人に特定の業務を発注して報酬を支払った場合に、年間の支払金額や源泉徴収税額を税務署に報告するための書面です。支払いをおこなった側(発注者側)が、「誰に、どんな内容の報酬を、年間でいくら支払い、いくら源泉徴収をしたのか」を明確にした支払調書を作成します。

支払調書は法定調書の一つなので、後述する要件(支払調書の提出範囲)に該当する場合は税務署への提出が義務付けられています。税務署は提出された支払調書からお金の流れを把握して、フリーランスなどからの確定申告を処理する際も、申告内容が正しいかどうかの判断材料とします。

なお、本記事で言う「支払調書」は基本的に、「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」のことを言います。支払調書はこれ以外にも、「不動産の使用料等の支払調書」「不動産の譲り受けの対価の支払調書」「不動産等の売買または貸付けのあっせん手数料の支払調書」の合計4種類がありますが、単に「支払調書」と言ったら「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」を指すのが一般的です。本記事でも、「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」を前提として解説していきます。


■支払調書の提出が必要になるのはどんな場合?(支払調書の提出範囲)

支払調書の提出義務が生じる場合は、以下のように定められています。いずれかに該当する場合は、支払調書を作成・提出する義務があります。

1. 外交員、集金人、電力量計の検針人及びプロボクサー等の報酬、料金、バー、キャバレー等のホステス等の報酬、料金、広告宣伝のための賞金については、同一人に対するその年中の支払金額の合計額が50万円を超えるもの2. 馬主に支払う競馬の賞金については、その年中の1回の支払賞金額が75万円を超えるものの支払を受けた者に係るその年中の全ての支払金額

3. プロ野球の選手などに支払う報酬、契約金については、その年中の同一人に対する支払金額の合計額が5万円を超えるもの

4. 弁護士や税理士等に対する報酬、作家や画家に対する原稿料や画料、講演料等については、同一人に対するその年中の支払金額の合計額が5万円を超えるもの

5. 社会保険診療報酬支払基金が支払う診療報酬については、同一人に対するその年中の支払金額の合計額が50万円を超えるもの

※ 引用:No.7431「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」の提出範囲と提出枚数等|国税庁

 


■支払調書の提出期限はいつまで?

支払調書は原則として、報酬を支払った翌年の1月31日までに、支払者の所轄税務署へ提出しなければいけません。また、税務署へ提出する際は、「給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表」を作成・添付する必要があります。法定調書合計表とは、法定調書の種類ごとに支払金額や源泉徴収税額を集計したものです。

 

  • 支払調書の提出方法

支払調書の提出方法は、以下のいずれかとなります。

・書面による提出

・光ディスク(CDやDVDなど)による提出

・e-Tax(国税電子申告・納税システム)による提出

なお、前々年の支払調書の提出枚数が「100枚以上」であった場合は、当年よりe-Taxによる提出、または光ディスクによる提出が義務付けられます(法定調書の電子申告義務化)。たとえば、2019年に提出した支払調書の枚数が100枚以上であった場合は、2021年に提出する支払調書はe-Tax、もしくは光ディスクによって提出しなければいけません。

 

  • 支払調書を提出しなかった場合

支払調書の提出義務があるにもかかわらず支払調書を提出しなかった場合、もしくは偽りの記載をして提出した場合は、1年以下の懲役、または50万円以下の罰金が科せられます。


■支払調書をフリーランスに発行する義務はある?

企業が従業員に支払う給与から源泉徴収をして源泉徴収票を発行するのと同じように、フリーランスに支払う報酬についても源泉徴収をして、源泉徴収税額などをまとめた支払調書を作成・提出する必要があります。そのため、支払調書は「フリーランスにとっての源泉徴収票」だと言われることがあります。

たしかにそのような側面はありますが、支払調書と源泉徴収票との大きな違いは「誰に提出する義務があるのか」ということです。源泉徴収票は、税務署だけでなく給与の支払いを受けた人(従業員)にも提出しなければいけないのに対し、支払調書は、報酬の支払いを受けた人(フリーランス)に対する提出は義務付けられていません。

ただし、企業によっては任意でフリーランスに対して支払調書を交付しているケースもあります。支払調書は確定申告の添付書類とされていないので、フリーランスに支払調書を交付してあげないとフリーランスが確定申告できないわけではありません。ですが、フリーランス側は支払調書が手元にあると確定申告書を作成する際の計算などが楽になるので、交付したほうが親切だと言えるでしょう。


■支払調書にフリーランスのマイナンバーの記載は必要?

原則として、支払調書の提出者は、支払調書に支払先(フリーランス)のマイナンバーを記載しなければいけません。そのため、支払調書の作成にあたっては、あらかじめフリーランスからマイナンバーを提供してもらう必要があります。

ただし、これは税務署へ提出する支払調書の話です。任意でフリーランスに支払調書(控え)を交付する場合、個人情報提供の制限規定によりマイナンバーを記載することはできないので注意が必要です。


■支払調書の記載内容

支払調書は、国税庁のWebサイトでフォーマットをダウンロードできます。

<引用:[手続名]報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書(同合計表)|国税庁>

 

支払調書に記載する項目は以下のとおりです。

・支払を受ける者

・区分

・細目

・支払金額

・源泉徴収税額

・適用

・支払者

 

各項目についてのポイントや注意事項は、以下の記事で詳しく解説しています。

>> 支払調書の書き方と注意するポイントを徹底解説! – pasture


■まとめ~支払調書は抜け漏れなくスピーディーに作成しよう~

デザイナーやライターなどのフリーランスに報酬を支払った場合、年に1回作成し、税務署へ提出する必要があるのが支払調書です。間違いのないように作成して、期限内に提出するようにしましょう。また、フリーランスは確定申告をする際に支払調書があると源泉徴収税額の確認などに役立ちます。フリーランスに支払調書を提出する義務はありませんが、控えを交付するのが親切です。

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