請求書の訂正方法と訂正時のルールを解説
請求書の発行件数が多くなってくると、どうしてもミスが目立つようになります。請求金額にミスがあると大きなトラブルに発展しかねませんし、軽微な記載ミスでも取引先との信頼関係に影響が及ぶことがあります。今回は、請求書のミスを訂正する方法や、請求書のミスを低減する方法などについて解説していきます。
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請求書は、お金のやり取りを証する重要な書類です。発行する際は、細心の注意を払い、誤りがないようにしなければいけません。ですが、人間が手作業で発行している以上、ミスをゼロにすることは不可能です。請求書でよく見られるのが、以下のような記載ミスです。
・請求額が違う（単価や数量、桁数のミス）
・取引内容・細目が違う
・日付が違う
また、「A社に送るはずだった請求書をB社に送ってしまう」といった封入ミスも少なくないようです。誤配送があると、情報漏えい事件として会社の信用が大きく揺らぐことになるため、防止に努めなければいけません。
自社が発行・送付した請求書に記載ミスがあったとします。その場合、自ら誤りに気付くケースと、取引先から誤りを指摘されるケースがあるでしょう。それぞれのケースで、請求書の訂正方法や対応方法をご説明します。
- 自ら請求書の誤りに気付いた場合
取引先に請求書を送付した後で、記載ミスに気付いた場合は取引先に連絡を入れます。連絡方法はメールでも電話でも構いませんが、請求金額に誤りがある場合などは、そのまま支払いがされるとリカバリーが大変になってしまうので、早急に電話連絡をしたほうがいいでしょう。請求書に誤りがあった旨を伝え、訂正したうえですみやかに再発行するようにしましょう。
- 取引先から請求書の誤りを指摘された場合
請求書を送付した後で、取引先から請求書の誤りを指摘された場合は、早急に請求書の控えを確認しましょう。確かに誤りが認められた場合は、丁重にお詫びをします。その後、訂正のうえ、すみやかに再発行します。
一般的に、書類の記載ミスがあった場合、二重線を引いて訂正印を押したうえで正しく書き直すことが認められています。しかし、請求書は原則として二重線などでの訂正はNGとされています。軽微な記載ミスであったとしても、誤りがあったのであれば必ず再発行するようにしましょう。
請求書を再発行する場合は、タイトルを「請求書（再発行）」としたり、「再発行」という赤字のスタンプを押したりして、再発行された請求書であることがひと目で分かるようにするのが通例です。また、備考欄に「○年○月○日No.◯◯の請求書の再発行（請求金額訂正のため）」など、再発行の理由を記すと親切です。いずれも、二重請求にならないための配慮です。
なお、請求書の再発送は急ぎの対応になるケースが少なくありません。しかし、請求書を宅配便で送付するのはNGです。請求書は「信書」に該当するため、日本郵便の郵送を利用しなければいけません。
- 請求書の金額は見積書の金額と違っていてもいい？
見積書に記載された金額と請求書に記載された金額は、一致しているのが通常です。しかし、商品・サービスの特性によっては、見積書の金額と請求書の金額が一致しない場合もあります。そもそも見積書の金額は、正式契約の前に提示された概算金額です。そのため、契約後に追加があった場合や予期せぬ事態によって変更があった場合などは、請求書の金額が見積書の金額と異なることになっても問題はありません。
ただし、請求書を発行する側が、何のことわりもなく見積書と違う金額で請求するのはビジネスマナーに反します。何らかの事情によって見積書と異なる金額で請求することになった場合は、請求書を発行する前に必ず取引先にその旨を伝え、了承を得てから発行するようにしましょう。その際、請求書の備考欄に見積書の金額と異なる旨を記しておくと親切です。
- 取引先が請求書を紛失した場合、どうすればいい？
取引先から、「請求書を紛失してしまったから再発行してほしい」と言われるケースがあるかもしれません。そのような場合はまず、取引先が再発行を希望する請求書の番号や案件名を確認します。そのうえで再発行をおこないますが、最初に発行した請求書をそのまま使うのではなく、上述のとおり「再発行された請求書であること」が分かるような記載をするのが通例です。
- 請求書に収入印紙を貼る必要はある？
契約書や領収書には収入印紙を貼るケースが多々ありますが、基本的に、請求書には収入印紙を貼る必要はありません。ただし、請求書が領収書を兼ねる場合は、収入印紙を貼らなければならないケースがあります。たとえば、請求書に「領収」「済」「了」などの記載やゴム印があり、代金を受領したことが明らかになっている場合、その請求書は領収書を兼ねているとみなされるため、収入印紙の貼付が必要になります。
請求書に収入印紙が必要な場合や、その際の印紙代などは以下の記事で詳しく解説しています。
- 請求書にハンコを押す必要はある？
法的には、押印の有無によって請求書の効力が変わることはありません。ハンコが押されていない請求書も有効であり、請求書を受け取った側は、「ハンコが押されていないから」という理由で支払いを拒むことはできません。
しかし、日本の商習慣においては、請求書が本物であることを証するために請求書に印鑑を押すのが通例になっています。企業によっては「押印のない請求書は受け付けない」というルールを設けているところもあるので、スムーズに請求・支払いの手続きを進めるためには、請求書にハンコを押しておいたほうがいいでしょう。
なお、請求書をPDFなどのデータで発行する場合、朱肉を使って押すハンコの代わりに「電子印鑑」が用いられます。電子印鑑についての詳細は以下の記事で詳しく解説しています。
>> 請求書に電子印鑑は使用可能？電子印鑑の法的効力は？ – pasture
Excelを使って作成した請求書を、プリントアウトして取引先に送付している企業は少なくありません。しかし、この方法で請求書を作成・送付している限り、ヒューマンエラーをゼロにするのは困難です。人的ミスで請求書に不備があれば当然、再発行が必要になります。
このような無駄な労力・コストを削減するには、手作業で紙の請求書を発行するのではなく、システムを使って電子請求書を発行するのが効果的です。
- 紙の請求書から電子請求書に切り替えるメリット
紙の請求書から電子請求書に切り替えることで、大きく5つのメリットが期待できます。
▼01：請求書の業務を効率化できる！
請求書を紙で発行する場合、請求データの入力から始まり、請求書を印刷する → 押印する → 封筒に入れる → 宛名書きをする → 切手を貼る → 郵便局に行く、という極めて煩わしい作業が待っています。電子請求書は、請求データを入力したら、あとはPDFで出力してメールで送るだけ。印刷や郵送などの手間がかからなくなり、大幅な業務効率化が期待できます。
▼02：請求書をすぐに訂正できる！
請求書を紙で発行する場合、郵送に1～2日程度かかるため、「取引先が求める期日に間に合わない」といったケースも出てきます。電子請求書ならメール添付ですぐに送信できるので、取引先を待たせることがありません。仮に請求書に不備があった場合でも、すぐに訂正＆再発行して送ることができます。
▼03：請求書をすぐに見つけられる！
たとえば、請求書に誤りがあった場合などはすみやかに請求書の控えを確認する必要がありますが、控えを紙で管理していると探すのに時間がかかりがちです。その点、電子請求書は検索性に優れており、日付や請求書番号、取引先名などで検索すれば、すぐに目的の控えを見つけられます。
▼04：請求書のコストを削減できる！
請求書を紙で発行する場合、用紙代やインク代、印刷代や封筒代、切手代や郵送費など様々なコストがかかります。電子請求書でならこのようなコストは不要になるので、長期的に見ると大きなコスト削減効果が得られます。
▼05：請求書の保管場所が不要になる！
請求書は一定期間、保管しておくことが義務付けられています（原則として、法人は7年間、個人事業主は5年間）。請求書を紙で保管する場合、キャビネットや書庫などのスペースを確保しなければいけませんが、電子請求書なら保管スペースは不要。電子データとして、サーバ上やクラウド上に保管しておけばOKです。
- システムを使って請求書を発行するメリット
近年、「請求書発行システム」や「帳票作成システム」と呼ばれるシステムを導入して請求書の発行・管理をおこなう企業が増えつつあります。このようなシステムを導入するメリットとしては、大きく以下の3点が挙げられます。
▼01：ミスを削減できる！
請求書の入力ミスを削減できるのは、請求書発行システムや帳票作成システムを導入する大きなメリットです。これらのシステムは、元になる請求データを取り込むだけで、半自動的に請求書を作成できます。既存の会計ソフトと連携できるシステムなら、会計ソフトへの入力データがそのまま請求書のデータとして反映されます。
ほとんどのシステムは自動入力機能や入力補助機能を備えているため、手入力によるミスを削減でき、正確かつスピーディーに請求書を発行できるようになるはずです。
▼02：請求データを一元管理できる！
請求書発行システムや帳票作成システムを導入することで、請求データを一元管理できるようになります。これまでのように、Excelでシートを切り替えたり他のソフトを立ち上げたりする必要はなく、システムの管理画面から必要な情報を必要なときにすばやく参照できます。
▼03：不正行為の防止できる！
アナログな方法で請求書を発行・管理している企業では、どうしても業務がブラックボックス化しがちです。そのために、架空の請求書が作成されるなどして業務上横領事件が起こることもありました。請求書発行システムや帳票作成システムを導入することで、社内の請求データを一元化＆可視化できます。請求情報は担当者全員に共有され、履歴も残るので、不正行為の抑制につながります。
- 自社にとって最適なシステムを
システムの導入を検討する際は、自社の取引状況に最適なシステムを選択することが重要です。様々な特徴を持ったシステムが登場していますが、フリーランスとの取引が多い企業にはフリーランスマネジメントシステム「pasture」がおすすめです。
「pasture」は、フリーランスに特化した発注・請求管理システムです。フリーランスとの取引情報をすべて可視化でき、発注から案件進行中のやり取り、納品、検収、請求、支払いまで、業務フローを一元管理することができます。
また、「pasture」を導入すれば、取引先であるフリーランスにも活用してもらえます。フリーランス自身が請求書を発行するのも簡単ですし、企業側が請求書を作成してフリーランスに承認してもらうことも可能。請求書のミスは大幅に減少し、訂正＆再発行のストレスもなくなるでしょう。
■まとめ～請求書の電子化・システム化で「訂正ゼロ」を目指そう！
請求書の金額にミスがあり、そのまま支払いがおこなわれてしまうと、返金処理や翌月の帳尻合わせが必要になり、思いのほかリカバリーに手間と時間を要します。支払いの前にミスに気付いたとしても、お金に関わることだけに、取引先との関係が悪化してしまう場合もあります。
システムを導入して請求書を電子化すれば、ミスを大幅に削減できますし、万が一、ミスが生じた場合もスピーディーな訂正＆再発行が可能です。請求書の電子化やシステム化については以下の記事も参考になりますので、ぜひチェックしてください。
>> 請求書の電子化のメリットと注意点を解説！ – pasture
>> 請求書作成を効率化するには電子化がおすすめ！ – pasture
