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請求書発行の際の注意点や発行方法 – 発行日・タイミングも紹介!

請求書は、ビジネスシーンにおいて何かとトラブルの原因になりがちな書面です。お金にかかわる書面ですから、ミスがあると取引先に迷惑がかかってしまいますし、場合によっては信頼関係が損なわれてしまうおそれもあります。念入りにチェックをして「これで大丈夫」と発行した請求書でも、ミスが隠れているケースは少なくありません。あらためて、発行日や発行方法など、請求書発行の注意点を押さえておきましょう。

 

■請求書とは

請求書とは、取引先に対して代金の支払いを請求するための書面です。商品や成果物、役務サービスを納品した側が、依頼・注文をした側に対して代金の支払いを促すために発行します。なお、請求書は法律によって発行することが義務付けられている書面ではないので、発行しないことで罰則を受けることはありません。しかし、日本の商習慣においては請求書を発行するのが一般的です。

 

■請求書を発行しなくてはならない理由

請求書は法的な発行義務がないにもかかわらず、企業間取引では当たり前のようにやり取りされています。これは、請求書を発行することで後のトラブルを防止できるからです。

請求書を書面、もしくは電子データで発行しておくことで、後になって「言った・聞いてない」「支払った・受け取ってない」といったトラブルが起きるのを防止できます。請求する側は口頭やメールで伝えるのではなく、請求書を発行することで入金遅延や未払いなどのリスクを回避できますし、支払う側も手元に請求書があることで支払い忘れや支払い漏れを避けることができるのです。

 

■請求書に発行日を記載する理由

請求書には「発行日」を記載するのが一般的です。通常、商品や成果物を納品した後で請求書が発行されますが、発行日の記載がない請求書では「いつの発注・依頼に対する請求なのか?」が分かりにくくなってしまいます。また、発行日を記載し忘れたり、発行日をブランクにして取引先に委ねたりすると、税務調査が入ったときに「架空の取引なのか?」と不正を疑われるリスクもあります。取引先に迷惑をかけないためにも、請求書には発行日を明記するようにしましょう。

■請求書の発行日の決め方は?

請求書の発行日は、実際に請求書を発行した日付を記載するのが原則です。ただし、実務上は取引先の「締め日」に合わせるのが一般的です。「月末締め翌月末払い」「月末締め翌々月15日払い」「20日締め翌月末払い」など、取引先によって支払いサイトが異なります。そのため、取引先の経理処理の便宜を図って、請求書の発行日を締め日とするケースは少なくありません。

たとえば、8月15日に納品した商品に関する請求書を9月1日に発行する場合、取引先の締め日が「月末」であれば発行日を8月31日とし、取引先の締め日が「20日」であれば発行日を8月20日とします。

 

■請求書を発行するタイミングは?

一般的な商取引は、「発注 → 納品 → 請求 → 支払い」という流れで進んでいきます。請求書は商品や成果物を納品してから、もしくは納品と同時に発行するのが原則です。ただし、前払金や着手金がある取引の場合は、納品前に請求書を発行するケースもあります。

詳しくは後述しますが、請求書を発行するタイミングは契約の方式によっても変わってきます。毎月継続的に取引がある場合は、1ヶ月分をまとめて請求するのが一般的です(掛売方式)。一方で、継続的な取引がなく単発の取引の場合は、1件納品するたびに請求書を発行します(都度方式)。

 

請求書を発行するにあたって必要なもの

請求書を紙で発行する場合は、以下のようなものが必要になります。

請求書のテンプレート

請求書に決まった仕様はありませんが、使いやすいテンプレートを用意しておくのが良いでしょう。テンプレートはExcelやWordで用意しても構いませんし、請求書作成システムを導入するのもおすすめです。

封筒&切手

紙の請求書は、A4サイズを三つ折りにして郵送するのが一般的です。長形3号(120mm × 235mm)の封筒に切手を貼って郵送しましょう。

「請求書在中」のスタンプ

請求書を入れた封筒には、「請求書在中」のスタンプを押すのが一般的です。スタンプがない場合は手書きでも構いません。

請求書の記載事項などは、以下の記事で詳しく解説しています。

>>【完全版】請求書の書き方

https://www.pasture.work/news/invoice/

 

■請求書の発行方法について

企業間取引における請求方法は、「掛売方式」と「都度方式」という方法があり、それぞれで請求書を発行するタイミングが異なります。

掛売方式は、毎月継続的に取引が発生する場合に用いられる方式で、1ヶ月分の取引をまとめて1件の請求書で請求します。取引の締め日を迎えた後、支払期日までに請求書を発行するのが通常です。都度方式は、単発の取引を前提とした方式で、商品・成果物を納品するたびに請求書を発行します。

 

■発行した請求書も保管義務がある?

請求書は、取引の証拠となる証憑(しょうひょう)書類に当たります。そのため、発行された請求書は一定期間の保管が義務付けられています。法人における請求書の保管期間は原則7年間で、個人事業主における請求書の保管期間は原則5年間です。

請求書の保管期間については以下の記事で詳しく解説しています。

>> 請求書の保管期間はいつまで?法人・個人事業主別に解説

https://www.pasture.work/news/save-invoice/

 

なお、保管義務があるのは、請求書を受け取った側だけではありません。請求書を発行した側も、請求書の控えを保管する義務があります。ただし、そもそも控えを作成していない場合は、保管義務はありません。しかしながら、インボイス(適格請求書)の導入後は話が変わってきます。2023年10月1日、インボイス制度(適格請求書等保存方式)がスタートしたら、適格請求書発行事業者にはインボイス(適格請求書)の控えを作成して保管する義務が課されます。

インボイス制度については以下の記事で詳しく解説しています。

>> インボイス制度(方式)とは?2023年から変わることと事業者が対応するポイントを解説!https://www.pasture.work/news/invoice-2/

 

まとめ~請求書は正しく&手間をかけずに発行しよう

どんな企業でも、できるだけ手間をかけずにミスのない請求書を発行したいと考えるでしょう。そのためには、請求書発行を支援してくれるシステム・ツールを活用するのが賢明です。

フリーランスとの取引が多い企業には、請求書管理を一元化でき、会計ソフトとも連携可能な「pasture」がおすすめ。フリーランス自身が電子請求書を発行するのも簡単ですし、発注企業が電子請求書を作成してフリーランスに承認をもらうことも可能です。

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