お役立ち記事 2021.12.6

受注管理とは？業務プロセスや受注管理システム導入のメリット、選び方を紹介

従来の受注管理と言えば、電話やFAX、メールなどで受け取った注文内容を伝票に起こしたり、Excelに入力したりと手作業でおこなうのが当たり前でしたが、効率が悪いうえ、ミスの原因になっていたのも事実です。そのため、近年では受注管理システムを導入する企業が増えています。アナログだった受注管理をシステム化することで様々なメリットが生まれます。今回は、受注管理のプロセスから、受注管理システムを導入するメリット・デメリット、システムを選ぶ際の注意点まで解説していきます。

■受注とは

受注とは文字どおり「注文を受ける」という意味の言葉です。自社で提供している商品に対して注文が入ることを「受注する」と言います。受注した側は、決められた納期までに商品や成果物を納品します。従来は、製造業や小売業で使われることが多い言葉でしたが、最近では、特定の業務や役務サービスを注文するシーンでも「受注」という表現が使われるようになっています。たとえば、フリーランスのエンジニアがシステム開発案件を「受注する」といった使い方です。

なお、企業間取引においては、発注する側が「発注書（注文書）」を発行し、受注する側が「発注請書（注文請書）」を発行することで、契約が成立するのが一般的です。

■受注管理とは

受注管理とは、受注に関連する業務・工程を管理することを言います。見積書の作成から、契約の締結、注文書の確認・入力、在庫の確認や納期の調整、受注伝票や発注請書の作成、出荷・納品まで、受注管理業務の多岐にわたります。

受注管理がきちんとできていないと、たとえば、本来対応できない注文を受けてしまったり、逆に対応できたはずの注文を受けられなかったりと、顧客満足度の低下やビジネスの機会損失につながる可能性もあります。

■受注管理システムとは？

従来から、紙の台帳やExcelを使って受注管理をしている企業は多くありますが、作業が煩雑でミスが起こりやすいのが課題でした。特に昨今の受注管理業務は複雑化しているため、アナログな方法での受注管理に限界を感じている企業も増えてきました。そのような企業を中心に導入が進んでいるのが「受注管理システム」です。受注管理システムを導入することで、業務効率化や人的ミスの防止などの効果が期待できます。

■受注管理の業務プロセスは？

受注管理を効率化するには、受注業務全体の流れを把握したうえで、各プロセスにおけるムリ・ムダを省いていく必要があります。受注管理における主なプロセスは以下のとおりです。

見積書の提出

顧客からの見積依頼を受けて見積書を作成します。他社と相見積もりになっている場合は、金額を調整して複数回、見積書を提出するケースもあります。

見積書の書き方などは以下の記事で詳しく解説しています。

>> 見積書の書き方とは？作成の注意点も解説- pasture

https://www.pasture.work/news/how-to-write-a-quote/

契約の締結

提出した見積書の内容で合意が得られたら、基本契約を結びます。基本契約とは、継続的取引をおこなう取引先との間で交わす契約の総称です。同じ取引先と継続的に取引をおこなう場合、その都度、契約書を作るのは面倒です。そのため、取引の前提になる共通事項を基本契約で定め、あらかじめ合意しておきます。基本契約があれば、その後の各取引は個別の内容を確認するだけなので、手続きがスムーズに進みます。

発注書（注文書）の確認

顧客から発注書（注文書）が届いたら、数量や単価、取引条件などが見積書の内容と合っているかを確認します。なお、受領した発注書は一定期間、保管しておく必要があります。

発注書の保管期間については以下の記事で詳しく解説しています。

>> 注文書・発注書の保管期間は？電子保存の方法を解説 – pasture

https://www.pasture.work/news/purchaseorder-storage/

在庫・納期の確認

受注した商品・サービスの在庫を確認し、不足しているようであれば仕入れをします。受注生産の場合は、すみやかに生産を開始します。在庫がない場合などは、顧客が希望する納期に間に合わないケースもあります。そのような場合はいつまでに納品できるかを連絡し、納期の調整をおこなう必要があります。

受注伝票の作成

注文を受けた記録として受注伝票を作成し、社内で保管します。

発注請書（注文請書）の作成

受注伝票をもとに発注請書（注文請書）を作成します。発注書（注文書）に対して、「その注文を引き受けます」という意思を示す書面が発注請書であり、発注書と発注請書で双方の意思が合致することで契約が成立します。そのため、発注請書を交付した時点で受注が確定したことになります。

■受注管理システムを導入するメリット

受注管理システムには、受注管理業務を支援してくれる多彩な機能が備わっています。受注管理システムを導入するメリットとして大きいのは以下の4点です。

業務効率化を推進できる

従来の受注管理業務は、電話やFAX、メールで注文を受けたら、その内容を伝票に書き写したりExcelに入力したりと、決して少なくない手間と時間がかかっていました。取引先が多くなったり受注量が増加したりすると、さらに負担は増大します。しかし、受注管理システムを導入することで、注文内容の入力や在庫の確認、納期の設定や出荷指示などの業務を自動化できるため、大幅な業務効率化が期待できます。

ミスを低減できる

手入力や目視などアナログな方法で受注管理をしていると、どうしてもミスが起き、「発注した商品と違う」「数量が合わない」「指定した期日に届かない」といったトラブルにつながります。受注管理システムを導入することによって様々な業務が自動化され、人が介在する業務が少なくなるため、人的ミスの削減につながります。

人件費を削減できる

受注管理システムを導入することで、受注関連の様々な業務が自動化され、人の手を要する作業が減少します。人員配置を変更して受注管理の担当者を減らすこともできますし、残業が少なくなるなど担当者の負担も減るため、結果的に人件費の削減につながります。

顧客満足度の向上につながる

上述のとおり、受注管理システムを導入することでミスを削減できるほか、受注業務のプロセスにおける無駄を省くことが可能です。また、クラウド型のシステムであれば、いつでもどこにいても受注業務に対応できるようになります。その結果、納品までのリードタイムが短縮され、顧客満足度の向上にもつながります。

■受注管理システムを導入するデメリット

受注管理システムを導入すれば、当然ランニングコストが発生します。昨今の受注管理システムはクラウド型が主流になっていますが、クラウド型の場合、月額コストが必要になります。毎月、どの程度の受注管理業務が発生するかにもよりますが、月によって受注数の変動が大きい場合などは、費用対効果を吟味したうえで導入するのが良いでしょう。

■受注管理システムの選び方

様々な受注管理システムが登場しており、システムによって機能やコストには大きな差があります。選定を誤ると「使えないシステム」「使われないシステム」になってしまうため、以下の3つのポイントを意識して選定しましょう。

必要十分な機能が備わっているか

システムの導入によって受注業務を効率化するには、どんな機能が必要なのかを考えたうえで受注管理システムを選ばなければいけません。そのためにはまず、自社の受注業務のフローを見直し、「どの業務に工数がかかっているのか？」「どの業務にミスが多いのか？」といった課題を洗い出すことが重要です。そうすることで、受注管理システムに必要な機能が見えてくるはずです。

機能が不十分なシステムを選んでしまうと、結局、手動での対応が必要になるなどして、業務効率化の効果が半減してしまいます。逆に、必要のない機能まで搭載されたシステムでは分かりにくく、費用対効果も悪くなりがちです。自社の受注管理業務に欠かせない機能を吟味したうえで、必要十分な機能を備えたシステムを導入するようにしましょう。

操作性が良いか

受注管理システムを選ぶうえでは、操作性やインターフェイスも重要です。結局、システムを使うのは受注業務の担当者ですから、担当者が「見にくい」「使いにくい」と感じると浸透せず、アナログな管理方法に逆戻りしてしまうこともあります。誰もが直感的に扱えるような操作性に優れた受注管理システムを選びましょう。

サポート体制が整っているか

受注管理システムを選定する際は、システムの機能性やコストだけでなく、ベンダーのサポート体制もチェックするようにしましょう。システムの運用が始まれば、改善点の1つや2つは出てくるものです。そういった意味で、頻繁にバージョンアップがおこなわれたり、柔軟にカスタマイズできたりするようなサポート体制があるシステムのほうが安心です。